Đã từ lâu, tôi có ý định viết một bài chuyên sâu về trải nghiệm của mình khi chuyển điện thoại sang chế độ im lặng kết hợp với rung. Tuy nhiên, lúc đó tôi cảm thấy đây chỉ là một điều nhỏ nhặt và liệu ai khác có thể áp dụng được hay không thì chưa chắc chắn. Vì vậy, ý tưởng này cứ nằm trong mục dự thảo hơn một năm trời mà chưa bao giờ hoàn thành. Cho đến vài ngày trước, khi một bạn học viên trong cộng đồng chia sẻ về vấn đề này, tôi quyết định sẽ viết ra kinh nghiệm của mình để xem liệu nó có mang lại bất kỳ gợi ý nào cho người khác hay không.
Tôi luôn theo đuổi việc quản lý hiệu suất cá nhân và gần đây đang nghiên cứu sâu hơn về các hệ thống cuộc sống như “8+1 System” và mô hình thông tin PARA. Hiện tại, tôi cũng đang cải tiến hệ thống quản lý hiệu suất và thông tin của mình để đáp ứng tốt hơn nhu cầu phức tạp của cuộc sống hiện đại. Một hệ thống đơn giản không còn đủ khả năng để quản lý mọi khía cạnh của cuộc sống, đặc biệt là khi mỗi người đều phải cân bằng giữa công việc, gia đình, học tập và nhiều trách nhiệm khác. Đặc biệt sau khi lập gia đình và có con cái, chúng ta càng cần một hệ thống toàn diện giúp duy trì sự cân bằng giữa tất cả các lĩnh vực này.
Mỗi người có cách làm việc, lối sống và thói quen riêng, vì vậy không thể áp dụng một phương pháp duy nhất cho tất cả mọi người. Điều quan trọng nhất là xây dựng một hệ thống phù hợp với bản thân mình.
Bạn có thể thắc mắc: Việc bật chế độ im lặng trên điện thoại liên quan gì đến việc quản lý hiệu suất?
Thực tế, đây là hai điều có mối liên hệ mật thiết. Khi mới bắt đầu đi làm, tôi từng làm việc trong một công ty có tính quốc tế cao. Chúng tôi hợp tác với nhiều đội ngũ đa quốc gia, bao gồm nhóm thiết kế từ Mỹ, công ty tư vấn từ Hồng Kông và cổ đông lớn là một ngân hàng đầu tư từ Phố Wall. Điều này buộc chúng tôi phải làm việc theo cách tiếp cận quốc tế, nơi mà giao tiếp chủ yếu diễn ra qua email thay vì gọi điện trực tiếp. Lý do rất đơn giản: Người nước ngoài thường bận rộn với các cuộc họp hoặc di chuyển trên máy bay, nên họ hiếm khi nghe điện thoại. Thay vào đó, email là công cụ hữu ích nhất để truyền tải thông tin rõ ràng và nhận phản hồi khi họ có thời gian rảnh.
Trong khi đó, tại Việt Nam, cách thức giao tiếp phổ biến hơn là qua điện thoại và phần mềm như QQ (lúc đó chưa có WhatsApp hay Zalo). Sự khác biệt này khiến tôi nhận ra rằng cách làm việc quốc tế hiệu quả hơn nhờ vào tính chất “không đồng bộ” của nó. Khi gọi điện, dù đối phương có thể nhanh chóng hiểu vấn đề, nhưng sau khi cúp máy, họ vẫn phải quay lại công việc dở dang và xử lý những yêu cầu mới theo mức độ ưu tiên của họ. Trong khi chờ đợi, bạn không thể làm gì khác ngoài việc ngồi đợi.
Sau một thời gian làm việc với cả đội ngũ trong và ngoài nước, tôi dần chuyển sang cách làm việc chủ yếu dựa trên email và FTP server (trước khi có dịch vụ đám mây) để truyền tải tài liệu lớn. Chỉ khi thực sự cần thiết, chúng tôi mới gọi điện hoặc tổ chức cuộc họp. Cách làm việc này dần trở thành chuẩn mực của cả nhóm, f8bet5.com giúp tăng hiệu suất làm việc đáng kể.
Ba năm trước, tôi quyết định chuyển điện thoại của mình sang chế độ im lặng kèm rung. Lí do rất đơn giản: Tôi không chịu nổi việc bị gián đoạn bởi 120 cuộc gọi mỗi ngày, dù mỗi cuộc chỉ kéo dài vài phút nhưng tổng cộng chiếm mất hàng giờ trong ngày. Những khoảng thời gian này bị phân tán thành từng mẩu nhỏ, khiến tôi không có đủ thời gian để tập trung vào những công việc quan trọng. Kết quả là, đến cuối ngày, tôi cảm thấy kiệt sức cả về thể chất lẫn tinh thần, thậm chí tai còn đau vì nói chuyện quá nhiều. Nhưng khi nhìn lại, tôi nhận ra rằng nhiều việc quan trọng đã không được xử lý hoặc chưa được hoàn thành đúng cách.
Việc bị gián đoạn liên tục không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất mà còn gây căng thẳng tâm lý. Mỗi lần chuông điện thoại reo lên, nó giống như một tiếng động gây rối loạn tư duy của tôi. Hãy thử tưởng tượng bạn đang giải quyết một vấn đề quan trọng hoặc đang thảo luận với ai đó, đột nhiên chuông điện thoại vang lên. Hoặc tệ hơn, trong một cuộc họp yên tĩnh, nếu ai đó quên tắt âm lượng, một bài hát sôi động bất ngờ phát lên giữa hội trường – thật khó xử và kém chuyên nghiệp. Chế độ im lặng giúp tôi tránh xa những tình huống này và duy trì trạng thái tập trung.
Thay vì bị động trả lời điện thoại ngay lập tức, tôi áp dụng cách làm việc “không đồng bộ”. Trong lúc xử lý công việc quan trọng, tôi không muốn bị quấy rầy. Nếu có việc gấp, tôi Khuyến Mãi 88king sẽ dành thời gian nghỉ giữa ca để gọi lại. Đối với các cuộc gọi từ cấp trên hoặc lãnh đạo quan trọng, tôi vẫn có thể nhận được thông báo qua chế độ rung.
Theo thống kê của tôi, hơn 99% số cuộc gọi không phải là vấn đề khẩn cấp mà chỉ là những việc thường nhật, thậm chí là những chuyện vặt vãnh không đáng nhắc đến. Đặt công việc quan trọng xuống để xử lý những việc nhỏ nhặt này rõ ràng là không hiệu quả. Hơn nữa, trong nhiều trường hợp, chẳng hạn như khi đang họp, trên máy bay hoặc gặp gỡ khách hàng quan trọng, việc nghe điện thoại là không phù hợp. Do đó, tôi chọn cách gọi lại sau khi hoàn thành công việc hoặc khi có thời gian rảnh.
Sau ba năm áp dụng phương pháp này, tôi nhận thấy rằng mình không hề bỏ sót bất kỳ việc quan trọng nào, cũng không bỏ lỡ bất kỳ tình huống khẩn cấp nào. Ngược lại, hiệu suất làm việc, học tập và đời sống cá nhân của tôi đã được cải thiện đáng kể. Đừng cố gắng làm việc chăm chỉ chỉ vì thói quen, hãy nhớ rằng đôi khi sự bận rộn không đồng nghĩa với hiệu quả. Hãy học cách tối ưu hóa thời gian và năng lượng của mình, giống như cách mà các nhà sáng lập hệ thống “8+1” đã làm để sắp xếp mọi thứ một cách khoa học và có tổ chức.
Hình ảnh minh họa bởi joojen.
Chú thích: Bài viết này thuộc quyền sở hữu của Tuần Báo Công Nghệ. Vui lòng trích dẫn nguồn khi sử dụng nội dung.