Hệ thống quản lý cuộc sống mà tôi xây dựng bằng Notion là công cụ tôi sử dụng hàng ngày. Tuy nhiên, trong hai tuần gần đây, tôi đã phát hiện ra một số vấn đề cần được tối ưu hóa.
Hiện tại, mỗi khi tôi xem lại danh sách dự án hằng ngày, tôi nhận thấy rằng luôn luôn là những dự án cũ đó, đến mức tôi cảm thấy chán ngấy. Nguyên nhân là vì các dự án đang thực hiện đều là những dự án dài hạn, ngắn nhất cũng mất khoảng một tháng để hoàn thành. Điều này gây ra một nhược điểm lớn: theo lý thuyết hệ thống 8+1, chúng ta cần tổng kết hàng tuần. Nhưng với việc chỉ có vài dự án cố định trên danh sách, thì phần tổng kết hàng tuần của tôi không còn mang lại phản hồi tích cực.
Mặc dù danh sách todo hàng ngày vẫn có những nhiệm vụ được hoàn thành, nhưng ở cấp độ dự án, tôi không nhận được sự khuyến khích nào từ việc đánh dấu hoàn tất. Do đó, tôi quyết định chia nhỏ hơn nữa các dự án dài hạn. Ví dụ, nếu Dự án A cần ít nhất một tháng hoặc thậm chí lâu hơn để hoàn thành, tôi sẽ chia nó thành bốn tiểu dự án A1, A2, A3 và A4. Mỗi tiểu dự án sẽ được dự kiến hoàn thành trong vòng một tuần hoặc khoảng thời gian tương tự. Lợi ích của cách làm này là mỗi khi tôi nhìn vào danh sách dự án hằng tuần hoặc hằng ngày, tôi sẽ có thể đánh dấu hoàn thành từng tiểu dự án.
Ngoài ra, Notion có tính năng liên kết hai chiều, nên bốn tiểu dự án này sẽ được liên kết về trang chính của Dự án A. Có lẽ bạn sẽ thắc mắc tại sao không tạo riêng bốn dự án độc lập thay vì năm dự án như vậy? Trong quá trình theo dõi dự án, bất kể bạn sử dụng hệ thống nào – danh sách hay bảng Kanban – việc tập hợp tất cả thông tin liên quan đến một dự án duy nhất trên cùng một trang sẽ giúp dễ dàng quản lý tài nguyên và tránh sót nhiệm vụ hơn. Bạn có thể kiểm tra qua mẫu template mà tôi chia sẻ trước đây; trang của mỗi dự án chứa đầy đủ các tài nguyên liên quan. Điều này đảm bảo rằng, ngay cả khi chưa hoàn thành một tiểu dự án, tôi vẫn có thể nhìn thấy tiến độ tổng thể của Dự án A từ trang chính. Đối với tôi, điều này đặc biệt hữu ích vì tôi có thể đánh dấu hoàn thành một tiểu rw88 dự án mỗi tuần.
Đừng coi nhẹ tầm quan trọng của phản hồi tích cực này. Khi sử dụng một hệ thống lâu dài, con người thường cần những động lực nhỏ như thế để tự thúc đẩy bản thân.
Trước đây, tôi đã chia sẻ rằng việc liệt kê danh sách dự án là cốt lõi của hệ thống này (Chìa khóa của hệ thống quản lý cuộc sống - Sự kiện hóa mọi công việc). Nếu các dự án bị phân mảnh quá nhiều và phức tạp, sẽ khó khăn trong việc quản lý tài nguyên. Các dự án kéo dài theo tháng thường là phù hợp nhất, mặc dù đôi khi cần điều chỉnh tùy thuộc vào bản chất của từng dự án. Không nên ép buộc chia nhỏ hoặc kết hợp dự án vì điều này chỉ khiến danh sách trở nên rối rắm hơn. Với các dự án dài hạn, bạn có thể áp dụng phương pháp chia thành tiểu dự án theo từng giai đoạn để dễ dàng quản lý và tổng hợp.
Hiện nay, hầu hết các ứng dụng quản lý hiệu suất đều có tính năng thiết lập tiểu dự án, chẳng hạn như Microsoft ToDo, Teambition, Dida List, v.v. Điều này nghĩa là, cho dù bạn sử dụng nền tảng nào để xây dựng hệ thống của mình, phương pháp này đều có thể được thực hiện hiệu quả.
Vòng tròn tri thức “Bạn Bè của JZhou” của tôi đã hoạt động được 8 năm, quy tụ một nhóm bạn bè có cùng chí hướng. Chúng tôi chia sẻ suy nghĩ, trải nghiệm tăng trưởng mỗi ngày. Việc học hỏi và phát triển cá nhân thường cô đơn và khó khăn, nhưng hãy click để tham gia vòng tròn này, nơi bạn sẽ được đồng hành cùng mọi người để cùng phát triển và nâng cấp hệ thống cuộc sống của mình.
Tin nhắn cá nhân: tải game 789win joojen
Thời Khắc Thiền Định Tuần vừa qua, thị trường chứng khoán sụt giảm liên tục khiến nhiều người cảm thấy không vui, lo lắng và bứt rứt. Chỉ một lần tăng giá mạnh mới có thể xóa tan mọi sự không hài lòng. Qua đó có thể thấy, con người là sinh vật rất dễ bị chi phối bởi cảm xúc.
Tagged In Hệ thống cuộc sống